Карточка обращения. Роль «Ответственный руководитель»#
Данные обращений пациентов будут поступать на этап Главного врача и Управляющего после того, как Сотрудник клиентского сервиса заполнил данные обращения и отправил документ по маршруту.
На втором этапе (действие «Принять») Главный врач или Управляющий добавляют этап с соисполнителями с действием «Подготовить».
После соисполнителей карточка возвращается Главному врачу для принятия итоговых решений (действие «Исполнить»).
О поступлении документа в работу будет приходить оповещение на почту, также документы в работе будут отображаться во вкладке «Входящие» главного окна системы.
Например, можно сгруппировать таблицу, перетащив колонку «Сбщн» в область группировки и тогда удобнее увидеть все карточки, у которых сегодня – последний день обработки документа.
В Карточке обращения сроки разбора можно увидеть в блоке «Сроки разбора»:
Срок для направления уведомлений будет рассчитываться от поля «Плановый срок разбора». При удлинении срока меняется также значение «Плановый срок разбора».
За 2 дня до просрочки будут приходить уведомления следующего вида:
Документ «Карточка обращения» по блокам:
Данные обращения представлены в виде следующих блоков:
1) «Данные пациента», «Текст обращения»
2) «Основная информация»
3) Сроки разбора
4) «Решения ответственного руководителя»
5) Решение врача-эксперта
Для прохождения этапа с действием «Подготовить», необходимо вложить файлы разбора или описать разбор в комментарии при прохождении этапа.
Для вложения файлов разбора обращения в карточку нужно открыть окно по кнопке «Вложения»:
Для прохождения этапа с действием «Исполнить», необходимо заполнить таблицу «Решения Ответственного руководителя» - обязательные поля Обоснованность, Превентивные меры :
Если указан сотрудник «Не определен», то необходимо заполнить форму «Сотрудники» и в таблице «Решение ответственного руководителя» изменить поле «Кто виновен (ФИО)», на нового участника.
В столбце «Обоснованность» можно выбрать значение «Не требует решения» и заполнить поле «Комментарий».
И отправить документ далее по маршруту.
Комментарии, которые участники разбора вносят при отправке карточки по маршруту, можно посмотреть по кнопке "Маршрут" 
Маршрут «Карточки обращения»
Работа с маршрутом документа:
Для корректировки маршрута в форме доступны кнопки:
+ Этап, участников - добавляет этап с возможностью выбора участника
+ Участник – добавить участника в выделенный этап
- Удалить – удалить участника
Добавление участников-соисполнителей в маршрут на отдельный этап (о прохождении ими этапа будет уведомление)
Для добавления участников на отдельный этап нужно:
1) выделить свой текущий этап, после которого будет добавлен новый,
2) нажать «+Этап, участников»,
3) выбрать пользователя системы,
4) «Действие» - «Подготовить» (именно подготовить, потому что на действие «Исполнить» будет требоваться заполнение таблицы решений Главного врача)
5) Затем «Отправить», если участник нужен только один. Если участников нужно больше – описано ниже
Для того, чтобы на следующем этапе добавить еще несколько соисполнителей, нужно:
1) выделить этап, в который добавляем сотрудников,
2) нажать «+Участник»,
) выбрать пользователя системы,
4) «Действие» - «Подготовить» (именно подготовить, потому что на действие «Исполнить» будет требоваться заполнение таблицы решений Главного врача)
Для каждого добавляемого участника повторяем шаги 1-4
5) Затем «Отправить»
О факте просмотра документа соисполнителями направляется уведомление на почту, утром, 1 раз в день – список не просмотренных и просмотренных карточек обращения.
Делегировать с контролем (если необходимо точечно вернуть на доработку и получить уведомление о том, что этап пройден):
Для того, чтобы делегировать с контролем, нужно
1) нажать «Делег. x2»,
Добавляются строчки, чтобы указать кому назначаем задачу и заново наш этап, чтобы мы получили уведомление
«Действие» - «Подготовить» (именно подготовить, потому что на действие «Исполнить» будет требоваться заполнение таблицы решений Главного врача).
Для того, чтобы запросить увеличение времени разбора, необходимо нажать на «Направить на доп. Согласование» и указать в комментариях причины:
Это можно сделать на этапе «Подготовить» или «Исполнить». После этого карточка окажется на этапе Инициатора – сотрудника КС с действием «Исправить». Обратно обращение вернется тому, кто отправил его на доп. Согласование.
(По обращениям с участием страховых компаний нельзя увеличивать срок)
Для того, чтоб делегировать документ другому сотруднику (передать карточку насовсем, то есть к нам она больше не вернется) – необходимо открыть окно маршрута:
Нажать «Делегировать»
Выбрать сотрудника, которому делегируется задача и нажать отправить: :
Документ можно поставить на контроль по кнопке «На контроль».
Выходит окно для установки срока контроля.
Такие документы показываются в окне документооборота на вкладке «Контроль», по истечении срока подсвечиваются желтым
Уведомления
О просрочке этапов маршрута инициатор, участник этапа и заместитель получают уведомление. Также за 2 дня до контрольного срока будут сообщения наблюдателям, о просрочке будут уведомления еще и клиентскому сервису – любой сотрудник может написать, что нужно настроить замещение – кому, на кого, и срок.